令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応

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なぜ「令和時代の公用文」なのか

『令和時代の公用文 書き方のルール』の表紙

公用文のルールには、「公用文作成の要領(昭和27年内閣官房長官依命通知別冊)」がありました。これを元に、多くの自治体も「文書事務の手引」などを作り、日々の文書事務を行っていました。しかし、この「公用文作成の要領」は、70年も前のものです。「タイプライター」に関する記述があるなど、時代にそぐわない部分もありました。

そこで、文化庁の文化審議会国語分科会(以下、国語分科会)は、「これからの公用文の在り方」について審議を行いました(平成30年度~令和2年度)。その結果、「新しい「公用文作成の要領」に向けて(報告)」(以下、報告書2021)が公表されました。本書では、これに沿って公用文の書き方を解説しています。

ここに記されている新しい公用文のルールには、

  • 読点には、原則として「,」(コンマ)ではなく「、」(テン)を使う
  • 1文が50~60字程度になってきたら、読みにくくなっていないか意識するとよい
  • 情報発信を「書き言葉によるコミュニケーション」と捉える

などの画期的な提案もあります。

このような最新の「公用文のルール」を紹介するという意味で、本書に「令和時代の公用文」と付けました。

本書は次のような方にお勧めです

  • 府省庁の職員の方
  • 地方自治体の職員の方
  • 弁護士、司法書士、行政書士、社会保険労務士など士業の方
  • 国や自治体と、仕事上の文書のやり取りをする方
  • 公式文書の書き方のルールを知りたい方

本書を読むと次のものを手に入れることができます

  • 漢字で書くのか平仮名にするのかなど、表記で悩まずに済む
  • ウェブサイトや広報紙(誌)などで専門的なことを伝えるときの、わかりやすさと正確さのバランスがわかる
  • 政策や制度、手続きの説明を、どう書いたら理解してもらえるのか、どこまで詳しく書くべきか、判断基準がわかる
  • 読み手に理解してもらえる文章の構成方法がわかる
  • 客観的、効率的な文章の校正方法がわかる

「報告書2021」を作成した国語分科会国語課題小委員会(以降、「小委員会」)には、言語学者や国語教育、メディアなどの専門家の方々が、委員として参加していました。この委員の方々は、言葉の専門家ではありますが、行政の専門家ではありません。そこで、私が有識者として招へいされました。

私は元公務員です。行政文書の読み書きは20年ほど行っていました。また、広報課に所属していたため、公用文と広報文のルールが違うことも知っています。さらに現在は、コンサルタントとして全国で研修をし、相談を受け、アドバイスをしています。

そのような経験から得た知見を、小委員会でお話ししました。そのとき私がお話したことを受け……と言うのも僭越(せんえつ)ですが、公用文の分類や書き方のルールなど、新しい時代に即したものが提案されるに至りました。それを本書では、余すところなくご紹介しています。

「伝える」のではなく「伝わる」文章を書くために、ぜひ、本書をお役立てください。

 

令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応
『令和時代の公用文 書き方のルール』の表紙 著者 小田順子
定価 2,420 円(税込)
単行本 232ページ
出版社 学陽書房
発行年月 2021年4月23日
ISBN-10 4313151141
ISBN-13 978-4313151147

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目次(抜粋)

第1章 公用文の分類と基本的な考え方

  • 公用文の分類
  • 「分かり合うための言語コミュニケーション」(報告)
  • 広報文は中学校卒業程度の日本語力で理解できるように書く
  • 「やさしい日本語(Easy Japanese)」
  • AIと公用文

第2章 表記の原則

  • 「ローマ字のつづり方」と「ヘボン式ローマ字」
  • 公用文I・IIでの句読点や括弧の使い方
  • 広報文での「。」の使い方
  • 広報文での「、」の打ち方
  • 図表の示し方(表計算ソフトの活用)

第3章 漢字の使い方

  • 常用漢字表はPDFファイルを活用する
  • 「障害」? 「障碍」? 「障がい」?
  • 広報文での送り仮名の付け方
  • 替える? 換える? 「異字同訓」の漢字の使い分け
  • 手書き文字と印刷文字 ―「令」は間違い?

第4章 用語の使い方

  • 専門用語の説明の仕方
  • 「及び」「並びに」の使い方
  • 「又は」「若しくは」の使い方
  • 外来語への対応 四つの考え方
  • 違和感や不快感を与えない言葉の使い方

第5章 文の書き方・文体

  • 一文の長さ
  • 平易度を測定できるツール
  • 文の成文と順序
  • 文章作成ソフトの設定
  • 述部に漢語を使うことのメリットとデメリット

第6章 情報の示し方(文章の書き方)

  • 公用文Iの文章構成
  • 文章作成ソフトでの標題、見出しの設定方法
  • ウェブ文章で見出しをつける
  • 広報文の目的は「行動変容」
  • 前例踏襲から前人未踏へ

付録

  • 送り仮名の対照表(公用文と広報文)
  • 経済用語の組み合わせ表
  • 敬語の使い方
  • 本書で引用している文献一覧(QRコード付き)

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